Le point sur la dématérialisation en copropriété

Le contentieux de l’assemblée générale étant important, il était nécessaire d’encadrer le processus pour garantir sa fiabilité et sa sécurité. C’est l’article 42-1 que la loi ALUR a inséré dans la loi du 10 juillet 1965 qui fixe les modalités des traitements dématérialisés avec, pour son application, le décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation.

L’accord express et préalable du copropriétaire

Le décret précise que les notifications par voies électroniques sont valables sous réserve de l’accord express des copropriétaires. Cet accord préalable est soumis à des règles de formes. Il doit bien sûr contenir les nom et prénom du copropriétaire ainsi que l’adresse mail qui sera notifiée. L’accord peut être donné au cours de l’assemblée générale
ou à tout moment par lettre recommandée avec AR adressée au syndic.

Le syndic devra consigner les lettres d’accord dans le registre des assemblées générale (art 64-2 du décret du 17 mars 1967).

La révocation de l’accord peut intervenir à tout moment par lettre recommandée avec AR également consignée dans le registre de l’assemblée générale.

Les envois concernés

Sont visées l’ensemble des notifications et mises en demeures prévues par la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967.

Cela comprend les convocations des assemblées, les notifications des comptes rendus, mais aussi les mises en demeures (sont exclues du champ de la copropriétaire et le syndicat, se prescrivent par un délai de 10 ans ».

Quels avantages ?

• Le copropriétaire n’a plus à se déplacer à la poste pour récupérer son recommandé. Il est averti par un email que son document est téléchargeable dans un espace numérique sécurisé.
• Le recours au numérique économise le service des photocopies souvent substantiel lors des envois de convocations d’assemblées générales. Il réduit, pour la copropriété, la charge des frais d’affranchissement.
• Les envois seront facilement archivables et conservés dans des répertoires informatiques. L’accès à l’information se trouve facilité.
• Le coût varie selon les prestataires entre 1,50 et 2,90 € HT par envoi électronique, ce qui est une économie par rapport aux 5 à 8 € d’affranchissement d’un recommandé avec AR classique outre l’économie des frais sur reprographie.

Quelle expérimentation ?

Le retour terrain marque un intérêt encore assez modéré des copropriétaires pour l’envoi dématérialisé. Les habitudes papier sont encore très marquées. Imprimer le dossier à domicile n’apporte pas un avantage réel car le coût des consommables sur imprimantes domestiques reste élevé, et la consultation écran peut être moins confortable. De plus, l’économie est répercutée sur l’ensemble des copropriétaires et non sur celui qui adhère à la dématérialisation ce qui peut aussi provoquer des incompréhensions ou sentiments d’inéquités.

Il faudra probablement une à trois années pour que la procédure numérique plus économique, plus rapide, plus pratique et plus écologique s’impose complètement dans la copropriété.

Mais après tout qui aurait prédit il y a 25 ans que la lettre simple « papier » aurait quasi entièrement disparu à la faveur du mail ? Aujourd’hui, c’est la disparition de la lettre
recommandée qui est en marche de la sécurité des systèmes d’information.

Il est exigé que ce tiers se conforme à certaines conditions garantissant la fiabilité et la sécurité du processus. Notamment, la signature électronique du copropriétaire consistera en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache (article 1316-4 Code civil). Par exemple, il pourra être reconnu par son login, ou encore par une signature numérique chiffrée ou reproduite avec la souris à l’écran.

À noter que l’horodatage et la preuve des opérations (avisement, signature électronique, retrait de l’envoi électronique, accusé de réception) devront être conservés pour une durée de 10 ans pour satisfaire aux besoins de la prescription telle qu’elle est prévue à l’article 42 alinéa 1er de la loi du 10 juillet 1965 qui dispose que : « Sans préjudice de l’application des textes spéciaux fixant des délais plus courts, les actions personnelles nées de l’application de la présente loi entre des copropriétaires, ou entre un dématérialisation les mises en demeures préalables à l’inscription de l’hypothèque légale du syndicat ainsi que les oppositions prévues à l’article 20 de la loi du 10 juillet 1965 qui restent formalisées par exploit d’huissier).

Le prestataire chargé de l’acheminement